O. 0114-28/1/05

P R O T O K Ó Ł

kontroli przeprowadzonej w:
•	Zespole Szkół Ogólnokształcących w Kartuzach  ul. Klasztorna 4  83-300 Kartuzy. 
w dniach:
•	09-10 listopada 2005 r.
przez: 
•	Bartosza Szyca - Inspektora ds. Kontroli, działającego na podstawie upoważnienia O.0114-28/05 do przeprowadzenia kontroli finansowej z dnia 07.11.2005 r., wydanego przez Starostę Kartuskiego.

Zakres kontroli: prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli, przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków (co najmniej 5% planu finansowego).

Badany okres: od dnia 01.01.2005 r. do 30.09.2005 r.

Jednostka nadrzędna: Starostwo Powiatowe w Kartuzach  ul. Dworcowa 1  83-300 Kartuzy.

DANE OGÓLNE

1.	Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Pan Zdzisław Sokół.
2.	Głównym księgowym kontrolowanej jednostki jest Pani Jolanta Wyszecka.

USTALENIA  KONTROLI

I. Kontrola wewnętrznych aktów organizacyjnych i procedur.
•	Procedury kontroli związane z procesami gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych (art. 35a ustawy o finansach publicznych) oraz polityka rachunkowości jednostki (art. 10 ustawy o rachunkowości) - tabela 1.
Tabela 1
Lp.	wymagany zakres	charakterystyka 	
1	Pobieranie i gromadzenie środków publicznych	Stosowanie według charakteru działalności jednostki, w oparciu o regulacje ustawowe i umowne oraz Zarządzenie Nr 5 Dyrektora ZSO w Kartuzach z 19.12.2002 r. w sprawie wprowadzenia procedur kontroli finansowej w ZSO w Kartuzach, w którym określono cel, zadania i zakres kontroli i Zarządzenie 
Nr 1/2004 Dyrektora ZSO w Kartuzach w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości z dnia 30.12.2004 r.	
2	Zaciąganie zobowiązań i dokonywanie wydatków (w tym wstępna ocena celowości i gospodarności)	Zarządzenie Nr 11 Dyrektora ZSO w Kartuzach 18.12.2001 r. w sprawie zasad wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań i zasad dokonywania wydatków przez ZSO w Kartuzach oraz  Zarządzenie Nr  5 z 2002 r. i Zarządzenie Nr 1/2004.	
3	Udzielania zamówień publicznych	W oparciu o regulacje ustawowe oraz Zarządzenie Nr 5 z 2002 r. i Zarządzenie 
Nr 11 z 2001 r.	
4	Zwrot środków publicznych	Stosowanie według charakteru działalności jednostki, w oparciu o regulacje ustawowe i umowne oraz Zarządzenie Nr 5 z 2002 r. i Zarządzenie Nr 1/2004.	
5	Gospodarowanie mieniem	Stosowanie według charakteru działalności jednostki, w oparciu o regulacje ustawowe i umowne, według  zasad rachunkowości oraz Zarządzenie Nr 5 z 
2002 r. i Zarządzenie Nr 1/2004. 	
6	Polityka rachunkowości	Zarządzenie Nr 1/2004 Dyrektora ZSO w Kartuzach w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości z dnia 30.12.2004 r., którego załącznik Nr 1 to: Metody wyceny aktywów i pasywów, Nr 2: Zakładowy plan kont, Nr 3: Instrukcja inwentaryzacyjna, Nr 4: Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych z ZSO w Kartuzach, Nr 5: Instrukcja kasowa i Nr 6: Opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów. 	

II. Kontrola wydatków obejmująca ponad 5 % planowanych wydatków.	

Kontrolę oparto na wyrywkowej analizie dowodów księgowych zewnętrznych i wewnętrznych. Ewidencję księgową jednostka prowadzi komputerowo. Wszystkie wydatki są angażowane na podstawie wniosków- zapotrzebowań, o których mowa w Zarządzeniu Nr 11 z 2001 r. W trakcie kontroli stwierdzono, że kilka z badanych dowodów księgowych zostało zapłaconych po terminie płatności (dow. nr 17, 22, 34, 42, 70, 78, 81). Nie stwierdzono zapłaty ani żądania zapłaty odsetek ustawowych za zwłokę w płatnościach.  W kilku badanych dowodach księgowych (dow. nr 34, 42)  w pozycjach dotyczących oprogramowania komputerowego, użyto klasyfikacji budżetowej § 4210- zakup materiałów i wyposażenia. Odpowiednią klasyfikacją do zakupu oprogramowania komputerowego- zakupu licencji na użytkowanie programów jest 
§ 4300- zakup usług pozostałych. Informacji w trakcie kontroli udzielała Pani Jolanta Wyszecka.

1.	Kontrola wydatków w Dziale 801  Rozdziale 80120 (Licea ogólnokształcące). Skontrolowano wydatki na kwotę ogółem  200.409,71 zł., z tego:

§ 4210-  zakup materiałów i wyposażenia w kwocie ogółem 12.589,88 zł., w tym:
 - faktura vat nr 70/03/05 z 21.03.2005 r. (dow. 23), kwota 5.870,30 zł.- zestaw komputerowy. Zapłata 22.03.2005 r. (wb 53 nr 28). Zaangażowanie środków finansowych (kontrola wstępna)  z 21.03.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.
- faktura vat nr 73/03/05 z 22.03.2005 r. (dow. 34), kwota 3.512,99 zł.- oprogramowanie komputerowe, usługa informatyczna, nośnik oprogramowania i modem. Zapłata 06.04.2005 r. (wb 69 nr 35). Termin płatności 25.03.2005 r. Zaangażowanie z 21.03.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.
- faktura vat nr 102/04/2005 z 18.04.2005 r. (dow. 42), kwota 479,21 zł.- oprogramowanie, nośnik oprogramowania, mysz. Zapłata 26.04.2005 r. (wb 77 nr 40). Termin płatności 21.04.2005 r. Zaangażowanie z 18.04.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.
- faktura VAT nr 4068/K/2005 z 31.08.2005 r. (dow. 93), kwota 199,20 zł.- materiały komputerowe (sprzęt, CD-romy). Zapłata 05.09.2005 r. (wb 173 nr 83). Zaangażowanie z dnia 31.08.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.
- faktura VAT nr 4090/K/2005 z 01.09.2005 r. (dow. 94), kwota 286,00 zł.- materiały komputerowe (tusze do drukarek). Zapłata 05.09.2005 r. (wb 173 nr 83). Zaangażowanie z dnia 05.09.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.
- faktura VAT nr 50000038 z 14.09.2005 r. (dow. 134), kwota 1.512,89 zł.- zakup energii za okres 05.07-06.09.2005 r. Zapłata 26.09.2005 r. (wb 185 nr 90). Zaangażowanie z 14.09.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 209 poz. 2132 z późn zm.) zakup energii klasyfikuje się w § 4260- zakup energii. Na odwrocie faktury VAT widnieje prawidłowa dekretacja, tj. § 4260, natomiast mylnie wprowadzono dekret w ewidencji komputerowej tj. § 4210.
- faktura VAT nr 3856/2005 z 12.09.2005 r. (dow. 138), kwota 
286,35 zł. – materiały biurowe. Zapłata 26.09.2005 r. (wb 185 nr 90). Zaangażowanie z 12.09.2005 r. 
w kwocie wystawionej faktury VAT.
- faktura VAT nr 108439/05 z 22.09.2005 r., kwota 130,01 zł.- zakup 
ochraniaczy na buty. Zapłata 26.09.2005 r. gotówką ze środków własnych pracownika, zwrot gotówki 
pracownikowi (rk 21 z 30.09.2005 r.)- pobranie gotówki (wb 192 nr 93) w dniu 30.09.2005 r. 	Zaangażowanie z 26.09.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.
- faktura VAT nr FAS003699/2005 z 28.09.2005 r., kwota 110,93 zł.-
listwy przypodłogowe do pomieszczeń administracji. Zapłata 28.09.2005 r. gotówką ze środków   
własnych pracownika, zwrot gotówki pracownikowi (rk 21 z 30.09.2005 r.)- pobranie gotówki (wb 192
nr 93) w dniu 30.09.2005 r. Zaangażowanie z 28.09.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.
- faktura VAT nr 466 z dnia 27.09.2005 r., kwota 202,00 zł.-
lampa, żarówki. Zapłata 27.09.2005 r. gotówką ze środków własnych pracownika, zwrot gotówki
pracownikowi (rk 21 z 30.09.2005 r.)- pobranie gotówki (wb 192 nr 93) w dniu 30.09.2005 r.
Zaangażowanie z 28.09.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.

§ 4240- zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek w kwocie 6.074,01 zł., w tym:
- faktura vat nr 69/03/2005 z 21.03.2005 r. (dow. 24), kwota 6.074,01 zł.- zakup monitorów LCD (5 sztuk). Zapłata 22.03.2005 r. (wb 53 nr 28). Zaangażowanie z 21.03.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.

§ 4260- zakup energii w kwocie ogółem 11.343,54 zł., w tym:
- faktura VAT nr 6030002786 z 05.04.2005 r. (dow. 39), kwota 7.541,80 zł.- paliwo gazowe, opłata za przesył, opłata abonamentowa za okres 28.02-31.03.2005 r. Zapłata 19.04.2005 r. (wb 74 nr 39). Zaangażowanie z 05.04.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.
- faktura VAT nr 889/05 z 31.08.2005 r. (dow. 116), kwota 1.884,78 zł.- woda, ścieki, opłata abonamentowa. Zapłata 13.09.2005 r. (wb 180 nr 86). Zaangażowanie z 05.09.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.
- faktura VAT nr 6030004794 z 07.09.2005 r. (dow. 117), kwota 1.916,96 zł.- paliwo gazowe, opłata za przesył, opłata abonamentowa. Zapłata 13.09.2005 r. (wb 180 nr 86). Zaangażowanie z 07.09.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.

§ 4270- zakup usług remontowych w kwocie ogółem 31.350,00 zł., w tym:
- rachunek 3/2005 z 31.03.2005 r. (dow. 36), kwota 2.650,00 zł.- prace remontowe w budynku ZSO w Kartuzach- posadzka (wg umowy z 21.03.2005 r.). Zapłata 06.04.2005 r. (wb 69 nr 35). Zaangażowanie z 31.03.2005 r. w kwocie wystawionego rachunku.
- rachunek 3/2005 r. z 31.03.2005 r. (dow. 38), kwota 3.100,00 zł.- prace remontowe- ułożenie płytek (wg umowy z 21.03.2005 r.) Zapłata 06.04.2005 r. (wb 69 nr 35). Zaangażowanie z 31.03.2005 r. w kwocie wystawionego rachunku.
- rachunek 3/2005 z 31.03.2005 r. (dow. 35), kwota 2.700,00 zł.- prace remontowe- skucie posadzki (wg umowy z 21.03.2005 r.). Zapłata 06.04.2005 r. (wb 69 nr 35). Zaangażowanie z 31.03.2005 r. w kwocie wystawionego rachunku.
- rachunek 3/2005 z 31.03.2005 r. (dow. 37), kwota 2.900,00 zł.- prace remontowe- ułożenie posadzek (wg umowy z 21.03.2005 r.). Zapłata 06.04.2005 r. (wb 69 nr 35). Zaangażowanie z 31.03.2005 r. w kwocie wystawionego rachunku.
- faktura VAT nr 13/08/2005 z 23.08.2005 r. (dow. 90), kwota 20.000,00 zł.- roboty budowlane- zapłata za wykorzystane materiały (wg umowy z 04.07.2005 r.). Zapłata 31.08.2005 r. (wb 164 nr 80). Zaangażowanie z 23.08.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.
W/w zawarte umowy na prace remontowe nie posiadają kontrasygnaty głównego księgowego (art. 48 ust. 2 i 3 Ustawy o samorządzie powiatowym- Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.).
	
§ 4300- zakup usług pozostałych w kwocie ogółem 6.479,28 zł., w tym:
- faktura VAT nr 7100108846 z 24.02.2005 r. (dow. 17), kwota 463,60 zł.-                       
konserwacja windy (wg umowy z 07.10.2002 r.). Zapłata 15.03.2005 r. (wb 47 nr 25). Termin
płatności 10.03.2005 r. Zaangażowanie z 24.02.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.
- faktura VAT nr FGD02394367/002/05 z 15.02.2005 r. (dow. 22), kwota 873,78 zł.- rozmowy telefoniczne, abonament za Internet. Zapłata 15.03.2005 r. (wb 47 nr 25). Termin płatności 01.03.2005 r. Zaangażowanie z 15.02.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 209 poz. 2132 z późn. zm.) abonament internetowy klasyfikuje się jako zakup usług dostępu do sieci internet, czyli  § 4350.
-  faktura VAT nr 91/05 z 22.03.2005 r. (dow. 28), kwota 264,74 zł.- wymiana szyby w kawiarence szkolnej. Zapłata 06.04.2005 r. (wb 69 nr 35). Zaangażowanie z 22.03.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.
- rachunek 34/2005 z 14.04.2005 r. (dow. 41), kwota 1.485,00 zł.- udział w konferencji „Przystanek do edukacji i pracy”- 3 osoby. Zapłata 26.04.2005 r. (wb 77 nr 40). Zaangażowanie z 25.07.2005 r. w kwocie wystawionego rachunku.
- faktura VAT nr 6070/05/FVS z 30.06.2005 r. (dow. 70), kwota 
962,02 zł.- wywóz nieczystości. Zapłata 14.07.2005 r. (wb 138 nr 68). Termin płatności 07.07.2005 r. Zaangażowanie z 30.06.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.
- faktura VAT nr 642/0/05 z 23.06.2005 r.  (dow. 69), kwota 366,00 zł.- przegląd techniczny i konserwacja systemu bezpieczeństwa instalacji gazowej. Zapłata 05.07.2005 r. (wb 133 nr 65). Zaangażowanie z 23.06.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.
- faktura VAT nr M/67/07 z 30.07.2005 r. (dow. 84), kwota 150 zł.- monitoring budynku szkoły. Zapłata 29.08.2005 r. (wb 163 nr 79). Zaangażowanie z 30.07.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.
- faktura VAT nr FGD02394367/007/05 z 14.07.2005 r. (dow. 81), kwota 1.046,14 zł.- rozmowy telefoniczne i abonament internetowy.  Zapłata 09.08.2005 r. (wb 155 nr 76). Termin płatności 28.07.2005 r. Zaangażowanie z 14.07.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.
- faktura VAT nr 0156/310/07 z 25.07.2005 r. (dow. 78), kwota 488,00 zł.- prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej (BiP hosting). Zapłata 09.08.2005 r. (wb 155 nr 76). Termin płatności 08.08.2005 r. Zaangażowanie z 25.07.2005 r. w kwocie wystawionej faktury VAT.
- nota księgowa 108/05 z 28.07.2005 r. (dow. 77), kwota 
380,00 zł.- szkolenie głównych księgowych 21-22.06.2005 r. Zapłata 09.08.2005 r. (wb 155 nr 76). Zaangażowanie z 28.07.2005 r. w kwocie wystawionej noty księgowej.

§ 4430- różne opłaty i składki w kwocie 3.638,00 zł., w tym:
- nota księgowa nr 40/05 z 04.04.2005 r., kwota 3.638,00 zł.- zwrot kosztów za ubezpieczenie mienia. Zapłata 26.04.2005 r. (wb 77 nr 40). Zaangażowanie z 04.04.2005 r. w kwocie wystawionej noty księgowej. 

§ 4440- odpisy na ZFŚS w kwocie 128.935,00 zł. Środki przekazano na wyodrębniony rachunek bankowy w dniach 06.04.2005 r. (wb 69 nr 35) kwota 96.701,25 zł. (75 % odpisu) i 07.07.2005 r. (wb 134 nr 66) kwota 32.233,75 zł. (25 % odpisu).
Naliczenie odpisu przedstawia tabela nr 2.
										Tabela nr 2
wyszczególnienie	liczba zatrudnionych
(przeciętna)	stawka	kwota w pełnych złotych
(2 x 3)	
1	2	3	4	
nauczyciele	55,69	1 889,51	105 227	
administracja i obsługa	12,5	695,68	8 696	
administracja i obsługa emeryci	9	115,95	1 044	
nauczyciele emeryci	18	776	13 968	
razem			128 935	

Do naliczenia odpisu przyjęto stawki z roku 2004, które były podstawą do przyjęcia projektu planu finansowego na rok 2005 (plan 80120 § 4440- 128 935 zł.).
Do dnia kontroli nie skorygowano naliczenia odpisu do obowiązujących stawek w roku 2005 (nie dotyczy nauczycieli emerytów- stawka wyliczona w wysokości 5% pobieranych rent i emerytur).

Kontrola zgodnie z wymogami art. 127 ust. 3 ustawy o finansach publicznych obejmuje co najmniej 5% wydatków kontrolowanej jednostki- ogółem skontrolowano wydatki na kwotę 200 409,71 zł. Plan finansowy wydatków ogółem na dzień 30.09.2005 r. wynosił 3.835.665  zł. Skontrolowane wydatki to 5,2% planu i 8,4% wykonania wydatków, które wynosiło 2.373.275,56 zł. 

Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu podpisano. 

W związku z ustaleniami zawartymi w niniejszym protokole Dyrektor , Główny księgowy, kontrolowanej jednostki wniósł / nie wniósł do protokołu, przed jego podpisaniem, pisemne zastrzeżenia, które włączono do niniejszego protokołu. Jeśli zastrzeżenia zostały wniesione, to termin przedłożenia szczegółowych i udokumentowanych wyjaśnień upływa w ciągu siedmiu dni od daty podpisania protokołu. 
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręczono Dyrektorowi kontrolowanej jednostki.	

Kontrolę odnotowano w książce kontroli pod poz. Nr   18/2005  .

Kartuzy, dnia 29.11.2005 r.

PODPISY:

Dyrektor kontrolowanej jednostki					Kontrolujący

mgr Zdzisław Sokół							Bartosz Szyca

Główny księgowy

Jolanta Wyszecka